Que es MECAF?

DEFINICIÓN

MECAF es una iniciativa orientada a describir circuitos administrativos de organizaciones de cualquier tipo, sus flujos, su secuencia, sus responsables, la definición de las transacciones que la integran, etc. Tiene como objetivo mejorar drásticamente el modo de realizar la especificación de un sistema para su sistematización posterior.

EL PROBLEMA ACTUAL

Al momento de ejecutar un proyecto de informatización de circuitos administrativos en cualquier tipo de organización, los profesionales involucrados, sean analistas, programadores, consultores, etc., carecen de herramientas formales para la especificación de los mismos. Esto se debe, principalmente, a que no existe una abstracción que conceptualice la naturaleza intrínseca, los elementos comunes que puedan describir diferentes circuitos administrativos, más allá de las enormes diferencias aparentes que pueda haber entre ellos.

En definitiva, no se dispone de un mecanismo específico formal para definir y comunicar el comportamiento de un circuito administrativo. Existen herramientas que permiten definir procesos, como BPMN o UML, que si bien poseen formalización, son inespecíficas y por ende ineficientes para su aplicación en la administración. En general las herramientas más utilizadas para este tipo de tareas consisten en meros graficadores de flujogramas que disponen de una plantilla de símbolos convencionales. Estas convenciones pueden estar, en el mejor de los casos, normalizadas (por ejemplo, IRAM 34501/2/3, códigos ASA, ASME), pero aún así carecen de una semántica significativa. Esta carencia semántica se suple redactando extensos documentos de texto sin una estructura formal.

La consecuencia de esto es que el resultado de los procesos de diseño e informatización de estos circuitos sea altamente dependiente de los conocimientos y experiencia de quienes implementan la solución, por no disponerse de protocolos, herramientas o paradigmas que implementen comportamientos repetitivos específicos de las operaciones administrativas, mejores prácticas o patrones de diseño. 

La iniciativa MECAF apunta a resolver esta carencia proveyendo herramientas al sector de las TIC dedicado a implementar este tipo de soluciones, las cuales en definitiva impactan sobre organizaciones de todo tipo y en cualquier territorio, al momento que requieran informatizarse o bien realizar una reingeniería de procesos ya informatizados (Comercio, Industria, Servicios, Gobierno, Educación, etc.).

UNA FORMA DE ENTENDER LA ORGANIZACIÓN

MECAF establece ciertas reglas que deben cumplirse a la hora de la descripción del circuito administrativo, y las mismas involucran mejores prácticas fundamentales a la hora de sistematizar el mismo, que lo aseguran desde el punto de vista de la consistencia y la auditoría. 

Por otra parte la definición en MECAF permite incorporar elementos fundamentales y verdaderamente inusuales en este tipo de diseños tales como las proyecciones financieras, o de inventarios.

DEFINICIONES BÁSICAS DE MECAF

·         Un circuito administrativo consta de transacciones que registran lo que ocurre en una organización, y relaciones de pendientes que las conectan.

·         Las transacciones se relacionan causalmente entre sí mediante relaciones de pendientes que son especializadas para cada vínculo en particular.

·         De una transacción pueden originarse varias relaciones de pendientes.

·         Una transacción siempre se define en base a una transacción primitiva, de la cual es una especialización (ver tabla descriptiva de transacciones primitivas).

·         La transacción puede invocar impuestos, responsables, numeradores, máquinas de estado y motores especializados (ver tabla descriptiva de motores especializados).

·         La relación de pendiente o una transacción pueden invocar motores.

·         Una vez ocurrida una transacción, la misma no se puede eliminar ni borrar, solo revertir.

DEFINICIONES BÁSICAS DE MECAF

·         Un circuito administrativo consta de transacciones que registran lo que ocurre en una organización, y relaciones de pendientes que las conectan.

·         Las transacciones se relacionan causalmente entre sí mediante relaciones de pendientes que son especializadas para cada vínculo en particular.

·         De una transacción pueden originarse varias relaciones de pendientes.

·         Una transacción siempre se define en base a una transacción primitiva, de la cual es una especialización (ver tabla descriptiva de transacciones primitivas).

·         La transacción puede invocar impuestos, responsables, numeradores, máquinas de estado y motores especializados (ver tabla descriptiva de motores especializados).

·         La relación de pendiente o una transacción pueden invocar motores.

·         Una vez ocurrida una transacción, la misma no se puede eliminar ni borrar, solo revertir.

COMPORTAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES

Estados primitivos de la transacción

Una transacción una vez inicializada queda en estado abierto. En el mismo la transacción puede ser modificada y re-grabada las veces que se desee. En el caso de no querer confirmarla la misma puede pasarse a estado de anulación, en el cual la transacción queda en cero y sin datos (ver comportamiento de los numeradores). 

Mientras la transacción se encuentra abierta la misma no genera pendientes, o sea, es incapaz de generar otras transacciones tales como asientos contables, entregas, facturas, etc.

Comportamiento de las máquinas de estado en las transacciones

Mientras la transacción se encuentra abierta, en el caso que tenga estados funcionales asociados, la misma podrá cambiar de estado. Una vez cerrada esto será imposible.

Comportamiento de la transacción cerrada

Una vez que una transacción se ha cerrado la misma es inalterable. Cuando una transacción se cierra invoca los motores, lanza los pendientes y continúa el flujo de tareas.

COMPORTAMIENTO DE LAS RELACIONES PENDIENTES

Definiciones básicas

·         Una relación de pendiente se define como elemento vinculante entre dos transacciones ya definidas.

·         La relación de pendiente reglamenta el modo en que dos transacciones se vinculan dentro del flujo de la administración.

·         Es el elemento constitutivo básico que describe el flujo de información en la administración.

Estado de una relación de pendiente

Una relación de pendiente puede estar en los siguientes estados:

·         Completamente pendiente

·         Parcialmente pendiente

·         Cumplimentada

Cumplimiento de un pendiente

La transacción origen lanza el pendiente, la transacción destino lo cumplimenta de modo total o parcial. Pueden utilizarse varias transacciones destino para cumplimentar una transacción origen, o varias transacciones origen pueden ser cumplimentadas con una única transacción destino.

COMPORTAMIENTO DE LA MÁQUINA DE ESTADOS DE LAS TRANSACCIONES

Es posible definir estados funcionales dentro de una transacción. A su vez es posible definir las transiciones posibles entre esos estados, los cuales estarán asociados a perfiles que pueden ejecutarlos. 

Esto típicamente se utiliza, por ejemplo, para autorizaciones de transacciones.

TRANSACCIONES PRIMITIVAS

·         Ventas

·         Compras

·         Ingreso de inventarios

·         Egreso de inventarios

·         Transferencia de inventarios

·         Ingreso de valores

·         Egreso de valores

·         Transferencia interna de valores

·         Asiento contable

·         Solicitud de servicio

·         Parte de servicio

·         Imputación de compromisos financieros

·         Novedad

·         Alta de activo

·         Baja de activo

·         Amortización

·         Revalúo de activo

·         Conciliación de valores

·         Activación de gastos

DESCRIPCIÓN DE LAS TRANSACCIONES PRIMITIVAS

A continuación se describen brevemente las transacciones primitivas:

Transacciones comerciales

·         Transacción de ventas: Es una estructura que tiene un cliente como destinatario, un vendedor como originante, y una lista de conceptos comerciales valorizados. Tiene la capacidad de eventualmente generar compromisos de pago de ventas.

·         Transacción de compras: Es una estructura que tiene un proveedor como destinatario, un comprador como originante, y una lista de conceptos comerciales, valorizados. Tiene la capacidad de eventualmente generar compromisos de pago de compras.

Transacciones que soportan movimientos de inventario

·         Ingreso de inventario: Se trata de una estructura que posee un originante, un contenedor de productos como destinatario,y una lista de productos valorizados. La valorización de los productos representa el costo de ingreso a inventario de los mismos. Los productos pasan a formar parte del inventario de la organización.

·         Egreso de inventario: Se trata de una estructura que posee un contenedor de productos como originante, un destinatario, y una lista de productos pertenecientes a la organización, valorizados. La valorización de los productos representa el costo de inventario de los mismos al momento del egreso. Los productos dejan de formar parte del inventario de la organización.

·         Transferencia de inventario: Se trata de una estructura que posee un contenedor de productos como originante, otro como destinatario, y una lista de productos pertenecientes a la organización, valorizados. La valorización de los productos representa el costo de inventario de los mismos al momento de la transferencia. Los productos no dejan de formar parte del inventario de la organización.

Transacciones que registran movimientos de valores

·         Ingreso de valores: Esta estructura posee un originante, un contenedor de valores como destinatario, y una lista de valores no pertenecientes a la organización. Tiene la capacidad de alimentar a los motores de cuenta corriente, flujo de caja y proyecciones financieras. Los valores de la lista pasan a pertenecer a la organización.

·         Egreso de valores: Es una estructura que posee un contenedor de valores como originante, un destinatario, y una lista de valores pertenecientes a la organización. Tiene la capacidad de alimentar a los motores de cuenta corriente, flujo de caja y proyecciones financieras. Los valores de la lista dejan de pertenecer a la organización.

·         Transferencia de valores: Es una estructura que posee un contenedor de valores como originante, y otro como destinatario, y una lista de valores pertenecientes a la organización. Los valores de la lista no dejan de pertenecer a la organización.

·         Conciliación de valores: Es una estructura que posee un contenedor de valores como destinatario, y una lista de valores. Los valores como tales dejan de tener entidad y sus importes se fusionan con el de un valor predefinido. Tiene la capacidad de alimentar a los motores de cuenta corriente, flujo de caja y proyecciones financieras.

Primitivas para registro contable

·         Asiento Contable: Se trata de una estructura que contiene una fecha de aplicación, y una lista de pases contables, constituidos por una cuenta contable, un importe y la indicación que especifica si dicho importe se debe acreditar o debitar a la cuenta.

Transacciones que registran operaciones con el activo fijo

El activo inmovilizado se refiere a los bienes muebles e inmuebles y a los activos intangibles de la organización.

·         Alta de activo: Contiene una lista de elementos valorizados que serán convertidos en Bienes Amortizables. Si los elementos son items inventariables, dejan de pertenecer al inventario y pasan a formar parte del activo fijo de la organización.

·         Baja de activo: Se trata de una estructura que contiene una lista de Activos Fijos valorizados que dejan de pertenecer a los activos fijos de la organización. Si son items inventariables, vuelven al inventario de la organización.

·         Amortización: Esta estructura contiene una lista de Activos Fijos y los importes de amortización para un período determinado.

·         Revalúo de activo: Se trata de una estructura que posee una activo fijo y una lista de conceptos comerciales valorizados, cuyo valor se suma algebraicamente al valor del activo fijo.

Transacciones que activan gastos

·         Activación de Gastos: Se trata de una estructura que posee una lista de items del inventario valorizados y una lista de conceptos valorizados, cuyo valor se suma algebraicamente al valor de los primeros.

Transacciones que registran imputaciones de compromisos de pago

·         Imputación: Posee un destinatario y una lista de imputaciones compuesta por un compromiso financiero origen, un compromiso financiero destino y un importe, el cual se resta de los saldos de ambos compromisos.

Transacciones que administran servicios y recursos de uso

·         Solicitud de Servicio: Contiene un solicitante como origen, un recurso de uso como destinatario, y una lista de servicios cuantificados y opcionalmente valorizados, que son solicitados al recurso de uso destinatario. Tiene la capacidad de impactar en el Motor de Calendarización de Recursos de Uso.

·         Parte de Servicio: Esta estructura incluye un Recurso de Uso como originante, un destinatario, y una lista de servicios cumplidos, cuantificada y opcionalmente valorizada. Tiene la capacidad de impactar sobre el Motor de Calendarización de Recursos de Uso.

Transacciones que registran novedades

·         Novedad: Es una estructura que contiene un originante, un destinatario, y una lista de novedades que son comunicadas.

MOTORES ESPECIALIZADOS

Motor de proyecciones financieras

El Motor de Proyecciones Financieras se implementa a partir de un elemento constitutivo básico denominado Compromiso Financiero. El Compromiso Financiero puede ser generado por aquellas transacciones que tengan la capacidad y la orden de hacerlo, típicamente las de Compras, Ventas, Ingreso y Egreso de Valores. A su vez, la transacción de Imputación permite asociar dos compromisos de signo contrario, decrementando sus saldos pendientes.

Los datos principales de los compromisos financieros incluyen la fecha de creación, importe original , saldo, operador comercial (típicamente un cliente o un proveedor), fecha de vencimiento original y fecha estimada. 

De esta forma, el motor de proyecciones financieras administra tanto las obligaciones (deudas) de la empresa, como sus derechos (acreencias) a fecha.

Motor de proyecciones de inventarios

Este motor administra tanto las existencias de productos físicos en el inventario de la organización, como su valuación. La información de este motor proviene de las transacciones que mueven inventarios (Ingresos, Egresos y Movimientos de Inventario) y de las relaciones de pendiente que puedan generarlas, permitiendo de esta manera conocer tanto el inventario físico real como el teórico a fecha.

Los datos principales que maneja el motor de proyecciones de inventario incluyen el producto, su ubicación física, cantidad, valor y fecha del movimiento.

Motor de calendarización de recursos de uso

Este motor administra las disponibilidad de los Recursos de Uso mediante la asignación de Citas a su Calendario asociado. Las Citas pueden ser creadas y anuladas por transacciones que tengan dicha capacidad y la orden de hacerlo, típicamente las transacciones de Solicitud de Servicios. Por otra parte, las transacciones de Parte de Servicio pueden informar al motor Citas ya cumplidas para ser registradas en un segundo calendario como registro histórico.

LENGUAJE DE DEFINICIÓN PARA MECAF-0 (LDM-0)

Con la idea de facilitar la descripción formal de un circuito administrativo compatible con MECAF-0, se propone el siguiente lenguaje:

Símbolos

Circuito

Declara la definición de un circuito de nombre

Trs

Declara una lista de transacciones

Tr:

Declara la definición de una transacción de nombre < NombreTR >

Rps

Declara una lista de relaciones de pendiente

Rp:

Declara la definición de una Relación de pendiente de nombre < NombreRP >

Tro:

Nombre de la transacción origen de la relación

Trd:

Nombre de la transacción destino de la relación

Can:

Declara el tipo de cumplimiento de una relación de Pendiente

Cantidad

Literal. La relación de pendiente se cumple por cantidades

Valor

Literal. La relación de pendiente se cumple por valores o montos.

Mes:

Declara la definición de una Máquina de Estados de nombre < NombreMES >

Ests

Literal. La relación de pendiente se cumple por cantidades

Esi

Literal. La relación de pendiente se cumple por valores o montos

Trns

Declara la definición de una lista de transiciones entre estados

Trn

Declara la definición de una transición entre estados, de nombre < NombreTRN >

Eso:

Declara el estado origen de una transición

Esd:

Declara el estado destino en una transición